Conditions générales de services

1. Objet et champ d'application

Les présentes conditions générales régissent les services fournis par Cap Contrats Inc. (« CapContrats ») au client identifié dans l'offre de services (le « Client »).

Les services offerts varient selon le forfait retenu par le Client, soit, l'Appareillage, CapDépart, CapEnvol, CapCroissance, CapServicesPro, CapServicesPro+, L'Oeil de Lynx, ou selon les services ponctuels convenus. Les forfaits disponibles sont décrits à l'annexe A.

L'offre de services précise l'identité et les coordonnées des parties, le forfait choisi, les prestations et livrables convenus, les tarifs, les dates ainsi que les modalités particulières applicables. Les prestations ainsi convenues sont ci-après désignées les « Services ».

Les présentes conditions générales complètent l'offre de services et s'interprètent en harmonie avec celle-ci.

2. Formation du contrat et documents applicables

Le contrat intervenu entre CapContrats et le Client comprend l'offre de services, les présentes conditions générales et les annexes qui y sont expressément incorporées (collectivement, le « Contrat »).

Le Contrat est formé lorsque l'offre de services est acceptée par écrit par le Client, notamment au moyen d'une signature électronique, sous réserve des conditions particulières qui y sont prévues.

L'appel découverte de trente (30) minutes est gratuit et sans obligation. Il ne constitue pas, à lui seul, un contrat de services entre CapContrats et le Client.

3. Nature et portée des services

CapContrats fournit des services de consultation, d'accompagnement stratégique, d'expertise et, lorsque convenu, de formation en approvisionnement fédéral canadien. Selon le mandat, les Services peuvent comprendre la veille et le ciblage d'occasions, l'aide à l'inscription ou à la configuration de profils sur SAP Ariba, AchatsCanada et le Système des services professionnels centralisés (SSPC), l'accompagnement relatif aux arrangements en matière d'approvisionnement (AMA) et aux offres à commandes (OC/OAC), la préparation administrative, le coaching et la révision de soumissions, les analyses Go/No-Go, les vérifications de conformité documentaire et les plans de réponse. Seuls les Services expressément inclus au Contrat doivent être rendus.

Sont expressément exclus les avis et représentations juridiques, les services comptables ou fiscaux ainsi que les services de traduction. La rédaction intégrale d'une soumission ou de tout autre document ainsi que les travaux supplémentaires ne sont inclus que s'ils sont expressément prévus à l'offre de services ou dans une entente écrite subséquente. Le dépôt d'une soumission n'est inclus que lorsqu'il est expressément prévu dans le forfait applicable décrit à l'annexe A ou dans l'offre de services et demeure limité aux modalités qui y sont prévues.

CapContrats agit comme prestataire indépendant, sans affiliation, agrément ni pouvoir décisionnel gouvernemental. Sauf autorisation écrite expresse du Client dans les limites du mandat convenu, elle ne peut prendre d'engagement, signer d'attestation ni conclure de contrat au nom du Client.

4. Collaboration et responsabilités du Client

Le Client fournit à CapContrats, sur demande et dans les délais convenus, des renseignements exacts, complets et à jour, ainsi que les documents, accès, preuves d'expérience, autorisations et approbations nécessaires à la bonne exécution des Services.

Le Client demeure responsable de ses décisions commerciales, de ses prix, de ses engagements, de ses attestations et du contenu final de toute soumission. Il lui appartient de vérifier les exigences officielles, les addendas, les échéances et les conditions du marché, et de conserver ses documents ainsi que ses preuves de dépôt.

Le Client s'assure de détenir les droits, consentements et autorisations nécessaires à la communication et à l'utilisation des documents et renseignements transmis. Il désigne un représentant autorisé à donner les instructions et les approbations requises dans le cadre du mandat.

Tout retard ou défaut de collaboration du Client peut nécessiter une révision de l'échéancier ou un ajustement de la portée des Services et du prix, lequel doit être accepté par écrit. CapContrats informe le Client des conséquences raisonnablement prévisibles. Elle ne garantit pas le traitement d'une demande urgente qu'elle n'a pas acceptée.

5. Honoraires et forfaits

Les tarifs applicables aux forfaits offerts par CapContrats sont détaillés à l'annexe A. Tous les montants sont exprimés en dollars canadiens, avant les taxes applicables, lesquelles s'ajoutent.

Toute prestation non comprise dans le forfait ou entraînant un dépassement du budget autorisé doit faire l'objet d'une approbation écrite préalable du Client quant à sa portée et à son prix. À défaut de prix forfaitaire convenu ou d'un taux horaire différent expressément prévu à l'offre de services, les Services horaires ainsi autorisés sont facturés au taux de 175 $ l'heure, selon le temps réellement consacré à leur exécution.

6. Déplacements, hébergement et débours

Le temps de déplacement des formateurs de CapContrats pour une prestation en présence est facturé au taux de 175 $ l'heure, selon la durée réelle des trajets aller et retour à partir du lieu de départ convenu dans l'offre de services. Ce temps est facturé distinctement des heures de formation ou de consultation.

Les frais d'hébergement nécessaires sont facturés au coût réel au Client, sans majoration.

7. Facturation et paiement

Les paiements sont effectués par carte de crédit, virement Interac, chèque ou virement bancaire, suivant les instructions figurant sur la facture.

Sauf échéancier différent convenu par écrit ou modalité particulière prévue à l'annexe A, les frais d'activation de l'« Appareillage », lorsqu'ils sont applicables et ne sont pas inclus dans le forfait choisi, ainsi que la première mensualité sont payables à la signature de l'offre de services. Les mensualités subséquentes sont payables au début de chaque période mensuelle.

Les prestations facturées à taux horaire sont payables dans les trente (30) jours suivant la date de la facture.

La révocation d'une autorisation de paiement ne constitue pas, à elle seule, une résiliation du Contrat et ne libère pas le Client des sommes valablement exigibles.

8. Durée, renouvellement et modification des tarifs

8.1 Durée

Chaque forfait à abonnement mensuel est conclu pour une période de six (6) mois, à compter de la date de début indiquée à l'offre de services, sous réserve des modalités particulières prévues à l'annexe A. Aux fins des articles 8, 9 et 15, l'expression « forfait à abonnement mensuel » vise CapEnvol, CapCroissance et la phase mensuelle de CapServicesPro+, sauf stipulation écrite expresse contraire. Pour CapServicesPro+, la période d'engagement initiale de six (6) mois débute à l'obtention de l'AMA applicable, soit au commencement de la facturation mensuelle de 800 $.

8.2 Renouvellement automatique

À son échéance, l'abonnement se renouvelle automatiquement pour des périodes successives de six (6) mois, à moins que le Client transmette à CapContrats un avis écrit de non-renouvellement au moins trente (30) jours avant la fin de la période en cours. L'avis est transmis à l'adresse courriel de CapContrats indiquée à l'offre de services. L'abonnement prend alors fin à l'échéance de la période en cours.

8.3 Modification des tarifs

Le tarif accepté demeure fixe pendant chaque période de six (6) mois. Toute hausse proposée pour le renouvellement est communiquée au Client par écrit au moins quarante-cinq (45) jours avant l'échéance, afin de lui permettre de transmettre un avis de non-renouvellement dans le délai prévu. À défaut de ce préavis, le tarif antérieur demeure applicable à la période renouvelée, sauf accord exprès contraire des parties.

9. Résiliation anticipée et règlement de fin de contrat pour les forfaits à abonnement mensuel

Le Client peut résilier son forfait à abonnement mensuel. Toutefois, cette résiliation ne le libère pas de son obligation d'acquitter l'intégralité des mensualités restant à courir jusqu'au terme de la période d'engagement en cours. Les frais d'activation de l'« Appareillage » ne sont pas remboursables.

La résiliation est notifiée par écrit à l'adresse courriel de CapContrats indiquée à l'offre de services. L'avis précise la date de prise d'effet souhaitée, laquelle ne peut être antérieure à sa réception, sauf entente contraire. Les mensualités demeurent payables selon l'échéancier convenu, à moins d'une entente écrite prévoyant un règlement anticipé.

10. Annulation et report des formations

10.1 Annulation au moins sept jours ouvrables avant le début

Lorsque CapContrats reçoit l'avis écrit d'annulation au moins sept (7) jours ouvrables avant la date prévue du début de la formation, les honoraires de formation déjà versés sont remboursables, déduction faite d'une pénalité d'annulation de 500 $. Si les sommes à rembourser sont inférieures à cette pénalité, le Client demeure tenu d'en acquitter le solde.

10.2 Annulation tardive ou absence

Aucun remboursement des honoraires de formation n'est accordé lorsque l'avis d'annulation est reçu moins de sept (7) jours ouvrables avant le début de la formation ou en cas d'absence du Client. Celui-ci demeure également responsable des débours engagés par CapContrats, notamment pour l'hébergement et/ou le transport, dans la mesure où ils sont facturables conformément au Contrat et ne peuvent être récupérés. La pénalité de 500 $ prévue à l'article 10.1 ne s'ajoute pas aux sommes retenues au titre de la présente disposition.

10.3 Report demandé par le Client

Toute demande de report doit être formulée par écrit par le Client et acceptée par écrit par CapContrats. Les parties conviennent alors de la nouvelle date et, le cas échéant, des frais additionnels préalablement approuvés. À défaut d'entente écrite, la date initialement convenue demeure applicable.

10.4 Annulation par CapContrats

Si CapContrats doit annuler une formation, elle en avise le Client dans les meilleurs délais et propose une nouvelle date. À défaut d'entente sur le report, elle rembourse les honoraires reçus pour la portion de la formation non dispensée, sans pénalité d'annulation pour le Client et sans préjudice des autres droits et recours des parties.

11. Absence de garantie de résultat

CapContrats exécute les Services avec prudence, diligence et compétence. Ses conseils et analyses relèvent d'une obligation de moyens, sans diminuer son obligation de fournir les prestations, livrables et suivis expressément convenus.

CapContrats ne garantit ni l'obtention d'un contrat gouvernemental, ni une préqualification, une inscription approuvée, une note d'évaluation, une invitation à soumissionner, un chiffre d'affaires ou un rendement financier. L'inscription à une plateforme ne constitue pas une préqualification. L'évaluation des candidatures et des soumissions ainsi que l'attribution des contrats relèvent des autorités compétentes.

La veille est effectuée selon le périmètre et la fréquence convenus, sans garantie de repérage de l'ensemble des occasions existantes. Les analyses Go/No-Go et les révisions constituent des outils d'aide à la décision fondés sur l'information disponible; elles ne garantissent ni l'acceptation d'une soumission ni la reconnaissance de sa conformité par l'autorité concernée. L'absence de succès ne constitue pas, à elle seule, un manquement de CapContrats.

12. Responsabilité et limitations

CapContrats n'est pas responsable des dommages indirects ni des pertes de profits, de revenus, de contrats, d'occasions d'affaires ou d'économies anticipées découlant des Services ou d'une soumission préparée ou révisée dans le cadre de ceux-ci.

CapContrats n'est pas responsable des préjudices résultant de renseignements inexacts, incomplets ou tardifs fournis par le Client, d'un défaut de collaboration, d'une modification non validée des documents ou d'une décision prise contrairement aux recommandations communiquées.

De même, CapContrats n'est pas responsable des délais, refus, évaluations, changements d'exigences, interruptions et décisions des autorités ou des plateformes gouvernementales sur lesquels elle n'exerce aucun contrôle.

13. Confidentialité des informations d'affaires

CapContrats s'engage à traiter de manière confidentielle toutes les informations non publiques reçues du Client ou dont elle prend connaissance dans le cadre du mandat, notamment les stratégies, prix, listes de clients, documents financiers, propositions, méthodes, identifiants et renseignements techniques. Elle prend des mesures raisonnables pour en préserver la confidentialité et ne les utilise qu'aux fins de l'exécution des Services convenus.

CapContrats ne communique ces informations à aucun tiers, sauf dans la mesure raisonnablement nécessaire à l'exécution des Services et dans les limites du mandat confié par le Client. Toute communication ainsi effectuée est limitée aux informations nécessaires à cette fin. CapContrats veille à ce que ses collaborateurs et sous-traitants ayant accès à ces informations soient assujettis à des obligations de confidentialité appropriées.

Toute autre communication nécessite le consentement préalable écrit du Client, sauf lorsqu'elle est exigée par la loi ou par une ordonnance d'un tribunal compétent. Dans ce dernier cas, CapContrats limite la communication aux informations requises et en avise préalablement le Client, dans la mesure où la loi le permet.

L'obligation de confidentialité ne s'applique pas aux informations dont CapContrats peut démontrer qu'elles sont devenues publiques sans violation du Contrat, qu'elles étaient déjà légalement en sa possession avant leur communication par le Client, qu'elles ont été obtenues légalement d'un tiers non tenu à une obligation de confidentialité à leur égard ou qu'elles ont été développées indépendamment, sans utilisation des informations confidentielles du Client. Cette obligation subsiste après l'expiration ou la résiliation du Contrat, aussi longtemps que les informations concernées demeurent confidentielles.

Le Client est également tenu de protéger les informations non publiques reçues de CapContrats, selon les obligations de confidentialité prévues au présent article, avec les adaptations nécessaires.

CapContrats ne peut utiliser le nom, le logo, un témoignage ou tout contenu du dossier du Client à des fins publicitaires ou promotionnelles sans son consentement préalable écrit.

14. Propriété intellectuelle et utilisation des livrables

Le Client conserve ses droits sur ses documents, données, marques et contenus. CapContrats conserve ses droits sur ses méthodes, gabarits, guides, outils et supports de formation, sous réserve des droits des tiers et de ceux applicables aux documents gouvernementaux.

La revente ou la diffusion publique des supports, leur utilisation pour offrir une formation commerciale et l'enregistrement des séances nécessitent l'autorisation écrite préalable de CapContrats.

15. Suspension des Services et résiliation par CapContrats

En cas de manquement substantiel du Client à ses obligations, notamment en cas de défaut de paiement d'une somme exigible au titre d'un forfait à abonnement mensuel ou d'un défaut de collaboration nécessaire à l'exécution des Services, CapContrats peut transmettre au Client un avis écrit décrivant le manquement et lui accordant un délai de cinq (5) jours afin d'y remédier.

À défaut pour le Client de remédier au manquement dans ce délai, CapContrats peut, sans préjudice à ses autres droits et recours, suspendre immédiatement l'exécution de tout ou partie des Services prévus à l'offre de services.

Dans le cas d'un forfait à abonnement mensuel, si le défaut persiste après la suspension des Services, toutes les sommes restant à payer jusqu'à l'expiration de la période d'engagement alors en cours deviennent immédiatement dues et exigibles, sans autre avis ni mise en demeure.

Le paiement de ces sommes ne prive pas CapContrats de l'exercice de tout autre droit ou recours dont elle peut disposer aux termes du contrat ou de la loi.

16. Avis, différends et dispositions finales

Les avis prévus au Contrat sont transmis par écrit aux adresses courriel indiquées à l'offre de services. Chaque partie informe l'autre de toute modification de ses coordonnées.

Le Contrat est régi par les lois du Québec et les lois fédérales du Canada qui y sont applicables. Les parties recherchent de bonne foi une solution amiable à tout différend. À défaut d'entente, le différend est soumis aux tribunaux compétents du district judiciaire de Montréal.